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按照国际惯例,一般的国际贸易的流程大体程序如下:

1 、接收国外客户询盘

2 、报价:业务员要认真研究客户询盘内容,确认货物品名、型号、生产厂家、数量、交货期、付款方式、包

装规格、运输工具及方式,然后缮制 Peroforma Invoice, 给客户做正式报价。

3 、得到订单:经过洽谈,收到客户的正式订单 —Purchase order.

4 、确定生产厂家:得到客户的确定订单后,要落实生的厂家及生产计划。

5 、业务审批:业务部收到订单后,首先做出业务审核表。按 “ 出口合同审核表 ” 的项目如实填写,尽可

能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件或 E-mail 件,与工厂的收购合同。审核表要由业

务员签名,部门经理审批,再交管理部人员审核后才能执行。合同审批之后,制成销售订单,交给部门进程员

跟进。

6 、下达生产通知:业务部在确定交货期后,满足下列情况可下达生产通知,通知工厂按时生产。

  ⑴ 如果是 L/C 付款的客户,通常是在交货期前1个月确认 L/C 已经收到,收到 L/C 后业务员和单证员应分

别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障,及其他可能的问题,如有问题应立即请客人修改信用证

  ⑵ 如果是 T/T 付款的客户,要确认定金已经到账。

  ⑶ 如果是放帐客户,或通过银行 D/A 等方式收汇等,需管理部确认。

7 、验货:

  ⑴ 在交货期前一周,要通知公司验货员准备验货。

  ⑵ 如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约定客户查货日期告知管理部。

  ⑶ 如果客人指定由第三方验货公司或正行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间,确

保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。

8 、缮制基本文件。依据工厂提供的装箱资料,缮制出口合同,出口商业发票,装箱单等文件。

9 、商检:如果是国家法定商检产品,在给工厂订单时要说明商检要求,并提供出品合同,发票等商检所需资

料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸,便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证单凭单 / 条。

10 、租船订仓:

  ⑴ 如果跟客人签定的合同是 FOB SHENZHEN 条款,通常客人会指定运输代理公司。应早与相关方联系,告知

发货意向,了解将要安排的出口船期等情况,并确认工厂的交货能否早于船期至少一周,以及船期能否满足客

人要求的交货期。应在交货期两周之前向相关公司发出书面定仓通知( BOOKING ORDER ),通常在开船一周前

拿到定仓纸( SHIPPING ORDER )。

  ⑵ 如果是由卖方安排运输,应尽早向货运公司或船公司咨询船期,运价,运输时间等。经比较,选择价格优

惠,信誉好,船期合适的船公司,并通告客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周定仓,

程序同上。

  ⑶ 如果货物不够一小柜,需走散货时,向货代公司予定散货仓位。拿到入仓纸时,还要了解截关时间,入仓

报关要求等内容。

  ⑷ 向航运公司定仓时,一定要传真或 EMAIL 书面定仓纸,注明所定船期,柜型及数量,目的港等内容,以

避免差错。

11 、安排拖柜:

  ⑴ 货物生产完毕并验货通过后,立即定仓,拿到 SHIPPING ORDER ,委托拖车公司提柜,装柜。拖车公司应

选择安全可靠,价格合理的公司,以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料:定仓确认书 / 放柜纸,船

公司,定仓号,拖柜委托书,注明装柜时间,柜型及数量,装柜地址,报关行及装船码头等。如果有验货公司

验货装柜,要特别注明,不能晚到。并要求回传一份上柜资料,列明柜号、车牌号、司机及联系电话等。

  ⑵ 传真一份装车资料给工厂,列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。

  ⑶ 要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部,列明货柜离厂时间,实际装货数量等,并记

截集装箱号码和封条号码作为缮制提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。

12 、委托报关:在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行,委托办理出口报关及办理商检通关凭证。通常要

给报关行留出两天时间(船截关前)。委托报关时,应提供一份装柜资料,内容包括所装货物名称及数量,口

岸,船公司,定仓号,柜号,船开截关时间,拖车公司,柜型及数量,本公司的联系人和电话等。

13 、获得运输文件:

  ⑴ 最迟在开船后两天内,要装提单补料内容传真给船务公司或货代代理。补料要严格到 L/C 或客人的要求

,并给正确的货物数量,以及一些特殊要求,包括要求船公司出具船籍证明等。

  ⑵ 督促船务公司尽快出具提单样板及运费帐单。他细核对样本无误后,向船务公司书面确认提单内容。如果

提单需客人确认的,要先传真提单样板给客人,得到确认后再要求船务公司出正本单证。

  ⑶ 及时支付运杂费,付款后通知船务公司及时发放提单等运输文件。支付运费应做登记。

14 、准备其他文件

  ⑴ 商业发票: L/C 要求提供的文件中,对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后,交货期

之前。发票中的货物描述要与 L/C 上的完全相同,小写和大写金额都要正确无误。 L/C 上对发票的条款应显

示出来,要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证,一般要提前 20 天办理。

  ⑵ FORM A 原产地证书: FORM A 原产地证书要在发货之前到检验检疫局早办。需注意的是运输日期要在

L/C 的交货期和开船日之前,在发票日期之后。未能在发货之前办理的,要办理后发证书,需提供报关单,提

单等文件。经香港转运的货物, FORM A 证书通常要到香港的中国商检公司办理加签,证明未在港对货物进行

再加工。

  ⑶ 一般原产地证:一般原产地证可在中国贸易促进会办理,要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办

如果原产地证书要办理大使馆加签,也和发票一样要提前 20 天办理。

  ⑷ 装运通知:一般是要求在开船后几天之内,要通知客人发货的详情,包括船名,航次,开船日,预计抵港

日,货物及数量,金额,包装件数,唛头,船务公司,目的港代理人等。有时 L/C 要求提供发送证明,如传真

报告书,发函底单等,注意在客人要求的时间内办理。

  ⑸ 装箱单:装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示第箱内装的数量,第箱的毛重,净重,外箱尺寸。按

外箱尺寸计算出来的总体积要与单证上标明的总体积相符。要显示唛头和集装箱号,以便于客人查找。装箱单

的重量,体积要和提单相符。

15 、交单:

  ⑴ 采用 L/C 收汇的,应在规定的交单时间内,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才交银行议付

  ⑵ 采用 T/T 收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人通知其付款,确认收到余款后再将正本提单及其他

文件寄给客人。记住,单据要分 2 次寄送,以防邮寄途中丢失。

  ⑶ 如果 T/T 收汇的,要求收齐全款才能装柜的,要等收款后再安排拖柜等程序。拿到提单后可立即邮寄相

关单据给客户。

16 、收回核销单:货物出运 30 天左右,向委托的报关企业追回核销单及报关单,收到后,要仔细核对报关单

上相关内容。若有错误之处,要及时通知报关企业去海关办理更改。

17 、办理收汇证明:及时去银行办理收汇证明手续。

18 、办理退税:准备好全套单证交管理部去办理退税手续。

19 、业务登记:每单出口业务在完成后要及时做好登记,包括电脑登记及收面登记,便于以后查询,统计等。

20 、文件存档:所有的文件、 L/C 和议付文件必须留存一整套以备查用。

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